研修って何するんだ？？
会社によって研修の定義は様々あるかと思います。
複数人で行う新入社員研修、長距離移動を伴う現場研修、資格取得やキャリアアップに伴って受ける研修...
恒例であれば前幹事からの引継ぎがあったり、過去資料を漁ったりして
おおよその概要が掴めると思いますが
社会で生きていると、
『突発的に発生したイベントで前例や比較対象がない』
『引継ぎなし、前幹事不在(または気兼ねなく相談できる人が見当たらない)』
『そもそもこの類のイベントに参加した経験がないため、イメージがつかない』
『分かっているのは、”全てを任された”ということだけ』
という状況に出くわすことは少なくありません。
社会、手厳しいですね。
今回は
『この類の幹事が未経験』『内容の自由度が高い』のに
なんか気づいたら研修幹事になった方に向け、
【宿泊研修幹事はこんな考えとくといいかもよ 10のこと】をご紹介します。
先日yepで行った宿泊研修の内容を元に書き出し
(なんなら引継ぎ資料代わりに）していますので、
暗中模索のお守り代わりにしていただけたら幸いです。
研修の目的
”何が達成したら成功”と言えるのかを具体的にして、共通認識を持ちましょう。
- 参加者全員が同じ条件で情報を共有し、共通認識を持つ、
- スキル習得に必要な知識を提供し、研修終了後の確認テストで〇〇点以上を取る、
- 参加者全員が会話を交わす機会を作り、仕事内容と名前が一致する程度に親睦を深める
など、
目的や目標を関係者間で明確にしておくと、この後の取捨選択がしやすいです。
ちなみに、今回の研修の目的は
『社員全員が同じ情報を同じ条件で共有し、社内に共通の認識を作る』でした。
日時
一から考える場合、これを決めるのが最大の難所と言っても過言ではありません。
yepの場合、
業務の都合や外部講師のスケジュール、大型連休、各ご家庭の運動会日程などなど加味した結果、
当初の予定から3ヵ月ほど後の開催になりました…
とは言え、目的をきちんと明確にしていれば心配はありません。
『目的が果たせる日程』で調整すればいいのです。
ただそれだけです。
色々な意見が出て来ますが、ここは目的を見失わず！根気よく調整しましょう！！
……頑張って！！！
そして、決まったら素早く参加者に日程の連絡！他の何が決まってなくても日程連絡！！
知らなかったとか、予定入れちゃったとか知りません。
先手のスケジュール調整は正義です。
ということで、この調整を乗り切れば60%は終わったも同然。
根性論気味になりましたが、ここだけはパパっと抑えてしまいましょう。
ちなみに、過ごしやすい気候の時期は、おおかた行楽シーズンでもあります。
ハイシーズン料金やイレギュラーな交通状況など、合わせて調べおくのがおすすめです。
また、日程が会社の営業日と重なる場合は、
関係各所に業務調整や連絡の協力もしてもらいましょう。
場所
正直、これは日程決めと切り離せないことが多いので、
日程決めの段階で、ある程度候補と目処を立てておくのが良いでしょう。
場所によっては、移動時間を考慮して日程を組まなくてはいけないので注意。
場所選びも”目的が果たせるか”で考えます。
たとえば、研修をするスペースや機材が確保できるか、
研究会場から宿泊施設までが近いか等は、案を絞る上で優先度を高くしました。
研修会場での滞在時間が限られている人がいる場合は、
前後の時間で移動が可能かも考えておく必要があります。
宿泊施設を利用する場合は、部屋割りの組みやすさで選ぶのもおすすめ。
友達同士で行く旅行と感覚の違いが出やすいので、部屋数に融通がきく宿泊施設は有難い。
参加者
目的によって研修への参加者は異なります。
”そもそも一定の人数が集まらないと研修が成り立たない”場合は、日程決めを先にしてください。
場所でも触れましたが、
滞在時間が限られている人が参加する場合は、その考慮も忘れずに。
基本的には出欠を取るだけの作業となりますが、
出欠を判断するのに必要は情報は先に流しておくと良いでしょう。
今回の研修だと『社員全員が同じ情報を同じ条件で共有』する必要があったので、
その情報だけを先に流して、出欠席の判断ではなく、日程調整に協力してもらいました。
外部講師
今回、研修の目的を達成するために外部講師をお呼びしました！
ということで、今回yepでは
ハラスメント研修(＋アンガーマネジメントとアサーショントレーニング)
を行いました！
内容の詳細については、後日ブログで書かせていただきますー
さて、研修までにどんなことしたかというと、以下のようは感じ
講師との調整
- 登壇日
- 研修内容の打ち合わせ
- yep用にカスタマズしてもらったテキスト内容の精査
- 会場までの移動方法
- 紙テキストの授受方法(直接会場に送ってもらう段取り等)
- 使用機材(PCは持参か？プロジェクターは使うか？接続端子は何か？等)
主催または参加者の準備
- 参加者が研修を受けるのに必要な持ち物
- 参加者名簿
特に、今回の研修場所までは移動方法が限られていたので、
研修の開始時間、終了時間を細かく調整しました。
テキスト内容の精査も、本当にこの内容が一番効果をだせるのか
かなり真剣に考えたなぁ…
移動手段
時期、場所、参加者、内容が決まってくると、移動手段の選定が始まります。
先にも触れましたが、
行楽シーズンは移動方法や時間がイレギュラーとなるため、頭の隅に入れておくこと。
逆をに考えれば、団体割引キャンペーンも発生するかも。
早めに確定すれば早割が適用されることもありそうですね。
条件を調べて、賢い方法を選んでください。
今回は新宿駅から苗場までバス移動、帰りは越後湯沢から新幹線で帰りました。
最初、バスという移動手段を考えていませんでしたが、
結果、交通費がだいぶお安くなったと思います。
バスで長距離移動する際は、人数と車の大きさも考えて手配すると良いかもしれません。
会場に直接行く人がいる場合は、
その過程でおこるアクシデントについても相談しておくと安心です。
食事
研修中の食事費が誰に負担になるのかは
研修の内容とタイミングによって異なってくるので、先に内部で確認しましょう。
会社側で用意する場合は
アレルギーがないか、代えは用意可能も要確認。
泊まりの場合、施設の宿泊費に何が何食含まれているか確認するのと同時に、
研修や他に日程に合わせて
食事を用意してもらう時間の調整を忘れずに。
研修の間に昼食を挟む場合は、
研修会場でお昼を用意してもらえるか、お弁当が手配できるかも確認が必要。
お昼ごはんは参加者のモチベーションを変えるようです。
宴会のご所望がある場合は、
可能な会場があるか、食事の時点で飲み放題をつけることが可能か
泊まりであれば、
持ち込みはしてもいいのか、途中買い出しはできるか
頭を抱えつつ把握しておくと良いでしょう。
持ち物
研修自体に必要な持ち物の連絡はもちろんですが、
泊まりの場合、アメニティ情報の共有をしておきましょう。
ドライヤーやパジャマなどの情報は、時期によって体調管理に直結します。
想定気温を共有してあげるのも親切かも。
また、社内から持ち出しが必要なもの、
持ち出すのに申請が必要なものがあれば、早期の準備を忘れずに行いましょう。
うっかり忘れないように注意。
参加しない人の対応
参加しない人と参加する人の出勤形態を区別する必要があるか、事前によく確認しましょう。
yepの場合は、常駐してくれている他社のメンバーさんがいらっしゃるので、
そのあたりを考慮しました。
社員は全員参加なので、
- その日オフィスを空けるのか
- 業務に必要な環境を整えるのに必要なもの・手続きがあるか
- 社員と連絡が取りたい時の連絡手段はどうするか
については事前に取り決めを行い、周知します。
また、このご時世なので
どうしても会場に参加できない社員が出た場合、
どのような対応が可能か、事前に計画しておきました。
予算
さて、最後となりましたが、一番大切な項目『予算』です。
予算があらかじめ提示されている場合なら、
上の項目が予算に収まるか、収まらないかで判断していくのがおすすめです。
しかし……
目的を達成するため、必要な事柄の見積取ってから
予算を算出して稟議に掛ける場合、
正直、上の項目の全ての概算か目処がついてないと見積が出せません！
あいやーー！！！
ということで、とにかく概算見積を出す場合、以下のことに注意！！
- 宿泊施設や移動手段の見積時、『あくまで見積段階』と伝える。
予約確定は改めて連絡することを伝える。見積の有効期限やキープ期間を確認する
- 参加者に『見積を出したいから、状況把握をしたい』と伝える。
決定事項の周知連絡なのか、ヒアリング段階なのか混乱させない。
私は色々怠っていたため、このあたりで痛い目みました…
皆さんが同じ鉄を踏まぬよう、晒しておきます…
会社や事情よって幹事に任せたい範囲はバラバラです。
決定権がある人と幹事で、相談や報告が必要なタイミングを
事前に認識を合わせておくことが不可欠！
最後に
とても長くなりましたが、上記の全てが必要あるかは
何度も言うように、会社や目的によって様々と思います。
考慮の必要がない項目は確認だけして、ちゃっちゃと片づけしまいましょう。
基本は調整作業となるため
”臨機応変”や”柔軟な対応”が得意な方や、決済権のある方には
あまり理解の得られない労力なのかもしれませんが、
ゴールのある作業なので、終わった後の解放感と
参加者の充実した様子を見る喜びはひとしおです。
それでは、全ての研修幹事に幸あれ！